Ketchupeffekten

Jag blir sällan stressad. Men tror det är för att jag hittat en rutin för att hantera stress. Som den här veckan när jag drabbats av ketchupeffekten. Helt plötsligt så händer allt. Medvind, flyt, stolpe in. 10 sms väntar efter ett möte, rekryterare som ringer och bjuder på lunch, mina små hemliga projekt får storm under vingarna, tavlor ska hämtas till välgörenhetsprojektet och jag själv börjar få en tydligare bild vad jag ska göra i framtiden.

Men herre G vad det snurrar i huvudet och jag har fjärilar i magen som flaxar. För det är just det dem gör. Inga små mjuka vingslag utan de flaxar. Då är det lätt att bli uppjagad, känna stress, snurrig, svårt att fokusera. Ja, ni känner kanske igen er. Mitt bästa tips är att bara släppa allt för en stund. Dra till gymmet och köra ett riktigt jobbigt intervallpass. Eller gå ut, få luft och rensa skallen med backintervaller. Dvs ett högintensivt pass som gör att det inte finns en möjlighet att tänka på något annat än just att du ska överleva passet. Jag vet, det är det sista man tänker på när det enda man har som fokus är att leverera, ta ett beslut eller förväntas göra det. Men som jag alltid säger. Träning har en magisk påverkan. Den får ner stresshormonet, ger energi, minst det dubbla av det du lägger ner, och den får dig (läs mig) att bli mer fokuserad. Sedan har jag lite andra mer “undvik-stress-på-jobbet” tips. Se nedan.

Tips!

LISTOR:
Jag slår en slag för listor. Men man måste vara konsekvent. Annars tar listan aldrig slut. Varje dag innan jag går ifrån jobbet gör jag en “TDT” (To Do Today) för kommande dag och lägger även in hur lång tid jag tror att respektive punkt kommer ta. Om det dyker upp något ad-hoc prioriteras listan om. Men jag kan (ju) omöjligt lägga till något för all min tid är ju redan uppbokad. Det som inte får plats läggs på “ska göras denna vecka” lista. Så håller jag på så.

STÄLL MOTFRÅGOR:
När en kollega eller chef kommer och ber om hjälp så ställ motfrågan “När förväntas detta vara klart”. Titta sedan i kalendern om det är möjligt. Om ja- säg när du kan förväntas leverera med dag och klockslag (då tex innan lunch kan vara så olika för folk. Du undviker på det sättet att få en person som pickar på din axel från det du kommer på morgonen fram till denne person tar lunch). Om du inte kan så säg inte nej per default utan meddela när du kan göra detta. Nästa vecka? Veckan efter det? Det ÄR okej.

LÄR DIG PRIORITERA:
Har du svårt att prioritera? Ta hjälp. Vad är det för vits att lägga energi på saker som ska levereras nästa vecka? Är det inte bättre att fokusera på veckans uppgifter och lägga nästa veckas on hold. Jobba med post it om det underlättar. Skriv veckans alla uppgifter, hur lång tid de förväntas ta och deadline på olika lappar. Lägg dem sen i den ordning (dagar) som de förväntas vara klara. Vips så har du prioriterat. Sen kan du gå ännu längre och dela upp dagen i två. Sätta vilka lappar som ska vara klara före-och efter lunch. Om det fortfarande känns jobbigt att veta vilken lapp man ska börja med så gör timme för timme. Men glöm inte lite bensträckare och lunch.

EISENHOWERMETODEN:
Skriv ner de sysslor/arbetsuppgifter som du har, antingen i en lista eller på post it-lappar, en sak per lapp.  Skriv sedan in dem eller sortera in lapparna  i en fyrfältare som ser ut så här:

För varje syssla så tänker du efter… Är detta något som är viktig för dig? Är det ett måste för att du ska nå dina mål? Om du inte skulle göra det här, vad skulle hända då? Är det verkligen så bråttom som du först tänkte? Kanske kommer du fram till att det egentligen inte är något som är högt prioriterat.

När du sorterat klart är det dags att titta på resultatet:

Bråttom men inte viktigt:
Saker som kan delegeras. Kan vara sådant som inte är viktigt för dig utan för någon annan. Ställ frågan: Vems är ansvaret? Kan du ta bort det från din att-göra-lista och på så sätt frigöra tid till annat som ÄR viktigt för dig?

Bråttom och viktigt:
Tråkiga och svåra saker kan hamna här om man skjuter upp att ta itu med dem. Inget idealiskt läge men det måste ändå göras. Det går fort, men riskerar att bli fel, du hinner inte stämma av. Du hanterar det genom att acceptera ev. lägre kvalitet, hitta en good enough-nivå. Hamnar allt i den rutan? Det är en varningssignal. Då är det dags att prioritera hårdare, börja delegera eller hitta nya mer effektiva metoder och arbetssätt.

Kan vänta och är inte viktigt:
Detta är sysslor som kan göras när som helst – eller aldrig. Det är varken viktigt eller bråttom och ingen kommer att fråga efter det. Det är grönt att rensa bort för att frigöra mer tid för det som faktiskt är viktigt för dig. Fundera på om du gör saker inom denna kategori för att fly bort och för att det känns kul – som att se på tv.

Kan vänta och är viktigt:
Det du gör som är viktigt för dig men mindre bråttom. Ett idealiskt läge utan stress. Du har tid att göra din syssla omsorgsfullt och systematiskt, har tid att göra avstämningar, få kontroll och hög kvalitet. Det här är läget att sträva efter!

Slå stressen på käften!
F























Continue Reading